Politique de confidentialité

1. Introduction

PJA CPA (ci-après « le Cabinet »), cabinet de comptables et fiscalistes exerçant ses activités notamment à Tremblant et à Laval (Québec), accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité vise à expliquer de façon claire et transparente :

• Quels renseignements personnels nous collectons
• Comment nous les utilisons
• Comment nous les protégeons
• Quels sont vos droits

Cette politique s’applique à la fois :

• À l’utilisation de notre site web
• Aux renseignements personnels recueillis dans le cadre de nos services professionnels

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (telle que modifiée par la Loi 25), le responsable de la protection des renseignements personnels est :

Simon Jodoin

Associé principal
Courriel : sjodoin@pja-cpa.com
Téléphone : 450 622-0901, poste 5291

Toute demande relative à vos renseignements personnels peut lui être adressée.

3. Renseignements personnels collectés

3.1 Via notre site web

Lorsque vous remplissez notre formulaire de contact, nous recueillons :

• Nom
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Type d’entreprise
• Message

Ces renseignements sont transmis par courriel au Cabinet.
Les courriels sont traités puis supprimés lorsque la demande a été traitée.
Notre site permet également le téléchargement de documents PDF. Aucun renseignement personnel supplémentaire n’est requis pour ces téléchargements.

3.2 Dans le cadre de nos services professionnels

Dans le cadre de nos services comptables et fiscaux, nous pouvons recueillir notamment :

• Nom complet
• Coordonnées (adresse, téléphone, courriel)
• Date de création de l’entité légale
• Numéro d’entreprise (NE), NEQ, NI
• Feuillets fiscaux
• Numéro d’assurance sociale (le cas échéant)
• Informations bancaires (comptes, cartes)
• Permis de conduire
• Toute autre information requise pour la prestation de services comptables et fiscaux

Ces renseignements sont nécessaires à l’exécution de nos mandats et au respect de nos obligations légales et professionnelles.

4. Modes de transmission des renseignements

Les documents peuvent être transmis :

• Par courriel
• En personne
• Par des plateformes sécurisées (à la discrétion du client)
• Un portail sécurisé est actuellement en développement

Nous informons nos clients que la transmission de renseignements par courriel comporte un certain niveau de risque inhérent à l’utilisation d’Internet.

5. Finalités de la collecte

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour :

• Fournir des services comptables et fiscaux
• Produire et transmettre des déclarations aux autorités fiscales
• Communiquer avec nos clients
• Respecter nos obligations légales et réglementaires
• Répondre aux demandes effectuées via notre site web

Nous ne vendons ni ne louons aucun renseignement personnel.

6. Communication à des tiers

Nous pouvons communiquer certains renseignements personnels lorsque nécessaire :

• À Revenu Québec
• À l’Agence du revenu du Canada
• À des institutions financières
• À des fournisseurs de services technologiques (hébergement infonuagique, outils professionnels)

Les renseignements sont conservés dans des environnements infonuagiques sécurisés (cloud). Lorsque des fournisseurs sont situés à l’extérieur du Québec, nous nous assurons que des mesures de protection adéquates sont en place, conformément aux exigences de la Loi 25.

7. Conservation des renseignements

Les dossiers clients sont conservés pendant une période de sept (7) ans, conformément aux obligations légales et professionnelles applicables aux cabinets comptables.
À l’expiration de cette période, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire par :

• Suppression sécurisée
• Déchiquetage numérique
• Déchiquetage physique fin (pour les documents papier)

8. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, physiques et technologiques appropriées, notamment :

• Authentification à deux facteurs
• Chiffrement des données
• Sauvegardes sécurisées
• Accès limité aux renseignements selon les fonctions
• Plan d’intervention en cas d’incident de confidentialité

Malgré ces mesures, aucun système n’est entièrement à l’abri de risques.

9. Incident de confidentialité

En cas d’incident présentant un risque sérieux de préjudice, nous prendrons les mesures requises par la loi, incluant :

• Avis aux personnes concernées
• Avis à la Commission d’accès à l’information du Québec, lorsque requis

10. Témoins de connexion (cookies)

Notre site web utilise des témoins de connexion (cookies) afin :

• D’assurer le bon fonctionnement du site
• D’améliorer l’expérience utilisateur
• De recueillir des données statistiques de navigation

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies via la bannière prévue à cet effet lors de votre visite.

11. Vos droits

Conformément à la législation applicable, vous avez le droit :

• D’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• De demander leur rectification
• De retirer votre consentement lorsque applicable
• De déposer une plainte

Toute demande doit être transmise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels. Nous répondrons dans les délais prévus par la loi.

12. Modification de la politique

Le Cabinet se réserve le droit de modifier la présente Politique en tout temps afin de refléter l’évolution des pratiques ou des exigences légales. La version en vigueur est celle affichée sur notre site web.